Wie zijn wij en hoe bereik je ons?

HubNova is een dienst van Nog niet ingesteld , onderdeel van SVG Hosting . Deze partij is verwerkingsverantwoordelijke voor onder meer accountbeheer, abonnementen, facturatie, platformbeveiliging en directe support.

Wanneer is HubNova verantwoordelijke of verwerker?

Voor jouw HubNova-account, klantprofiel, administratie, beveiliging, marketingvoorkeuren en support bepaalt HubNova het doel en de middelen van de verwerking en is HubNova verwerkingsverantwoordelijke.

Voor gegevens van Discord-leden die door een serverbeheerder via modules worden verwerkt—zoals moderatielogs, levels, tickets of welkomstautomatisering—bepaalt die serverbeheerder doorgaans het doel. HubNova verwerkt die gegevens dan in beginsel namens die beheerder. De beheerder blijft verantwoordelijk voor een geldige grondslag, transparantie richting leden, passende instellingen en het tijdig afhandelen van verzoeken.

Zakelijke klanten kunnen voor verwerkersactiviteiten afspraken over gegevensverwerking aanvragen via het privacycontact.

Welke persoonsgegevens kunnen we verwerken?

Plaats geen bijzondere persoonsgegevens, wachtwoorden, betaalkaartgegevens of onnodige privé-informatie in vrije tekstvelden, tickets, embeds of moduleconfiguraties.

Waarom verwerken we gegevens?

• Uitvoering van de overeenkomst: accounttoegang, serverbeheer, botfuncties, support, proefperioden, abonnementen, betalingen, Community Shop-aankopen en het leveren van digitale rechten.
• Wettelijke verplichting: financiële administratie, belastingverplichtingen, bevoegde vorderingen en wettelijke verzoeken.
• Gerechtvaardigd belang: beveiliging, fraude- en misbruikpreventie, moderatie, storingsonderzoek, beperkte analyses en verbetering van betrouwbaarheid. We wegen dit belang af tegen jouw privacy.
• Toestemming: een openbaar Community-profiel, optionele profielvelden en servers, marketingnieuwsbrieven, vrijwillige koppelingen en andere niet-noodzakelijke verwerkingen. Je kunt toestemming altijd voor de toekomst intrekken.

Een account alleen maakt je niet automatisch marketingabonnee. Commerciële e-mail gaat alleen naar ontvangers met aantoonbare toestemming of, binnen de wettelijke klantuitzondering, naar bestaande betalende klanten voor eigen soortgelijke diensten. Iedere marketingmail bevat een gratis en directe afmeldmogelijkheid; service- en beveiligingsberichten blijven daarvan gescheiden.

Wanneer HubNova als verwerker handelt, steunt de verwerking tevens op de instructies en grondslag van de betreffende serverbeheerder.

Discord, OAuth, sociale en game-integraties

Inloggen en botinstallatie verlopen via Discord OAuth2. We vragen alleen scopes en botrechten die nodig zijn voor gekozen functies. Toegangstokens blijven server-side en worden niet aan andere dashboardgebruikers getoond. Je kunt een koppeling via HubNova of het betreffende platform intrekken; functies die de koppeling nodig hebben stoppen dan.

Voor Twitch, TikTok, YouTube, Reddit, Instagram, X, Bluesky, Kick, podcasts en RSS verschilt de techniek per aanbieder. HubNova kan een officiële OAuth-koppeling, gebruikersnaam, kanaal-ID of openbare feed gebruiken. De privacyvoorwaarden van die aanbieder blijven daarnaast van toepassing.

Bij Game Connect beheert HubNova de applicatiecredentials van ondersteunde providers. Jij logt zelf bij Riot, Bungie of Steam in en geeft bewust toestemming voor jouw eigen account. HubNova ontvangt geen gamewachtwoord; provider- en gebruikerstokens worden server-side versleuteld opgeslagen. Profiel-, rang- en activiteitsgegevens worden alleen opgehaald voor mogelijkheden die de officiële provider werkelijk ondersteunt en stoppen na ontkoppeling.

Een serverbeheerder moet vóór activering beoordelen of een alert, log of automatisering passend en toegestaan is voor diens community.

Klantgegevens, proefperioden en betalingen

Voor Pro- en Elite-abonnementen verwerken we klant-, adres- en contactgegevens, de gekozen Discord-server en betaalstatus. Een abonnement geldt voor één server en kan volgens de beschikbare beheerfunctie naar een andere server worden overgezet. We gebruiken unieke HubNova-betaalreferenties om betalingen van andere diensten binnen hetzelfde betaalaccount te onderscheiden.

Om de eenmalige proefperiode te bewaken, bewaren we een minimale historie met Discord-account-ID, server-ID, status, referentie en tijdstip. Een tijdelijke reservering vervalt wanneer checkout niet wordt afgerond; een gebruikte proefperiode blijft als fraudepreventie- en contractrecord bewaard zolang dat noodzakelijk is.

Betalingen kunnen via geconfigureerde providers zoals Mollie of Stripe worden afgehandeld. Zij verwerken betaalmiddelen onder hun eigen voorwaarden. HubNova ontvangt doorgaans alleen status, bedrag, methode, referentie en provider-ID. Bij een mislukte verlenging kunnen premiumfuncties worden beperkt of beëindigd en kunnen serviceberichten worden verzonden.

Web Widget Branding: voor deze optionele servergebonden uitbreiding bewaren we de eigenaar, Discord-server, provider, abonnements- en betaalreferenties, status, betaalperiode en eventuele hersteltermijn. Daarmee kunnen we de mogelijkheid om de HubNova-vermelding te verbergen en de live-naam te wijzigen uitsluitend vrijgeven zolang het abonnement geldig is.

AI Credits: we verwerken het accountsaldo, toegekende en gekochte bundels, verbruik per AI-functie, terugboekingen, transactietijdstippen en betaalreferenties. De creditadministratie bevat geen AI-prompt of -uitvoer. Bij een terugkerende bundel bewaren we ook provider-, abonnements- en statusgegevens totdat financiële en wettelijke bewaartermijnen zijn verstreken.

HN Points en Community Shop: we registreren iedere toekenning, aankoop, besteding en correctie met een unieke referentie om dubbele verwerking te voorkomen en het saldo controleerbaar te houden. Bij aankoop van HN Points of een digitaal Community-item verwerken we prijs, btw, providerstatus en geleverd recht. Punten hebben geen geldwaarde en kunnen niet worden uitbetaald of buiten de Community Shop worden gebruikt.

Cookies, lokale voorkeuren en sessies

HubNova gebruikt een consentplatform met vier afzonderlijke categorieën. Niet-noodzakelijke opslag en scripts blijven technisch geblokkeerd totdat je daar actief toestemming voor geeft. We leiden geen toestemming af uit scrollen, verder navigeren, stilte of vooraf aangevinkte keuzes. HubNova blijft normaal bruikbaar wanneer je alleen noodzakelijke opslag toestaat.

Je kunt op ieder moment via de blijvend zichtbare knop Privacykeuzes jouw selectie bekijken, wijzigen of alle optionele toestemming intrekken. Intrekken is even eenvoudig als geven en heeft geen nadelige gevolgen voor de kernwerking van HubNova.

Om toestemming aantoonbaar te beheren, registreert HubNova uitsluitend een gehashte consent-ID, beleidsversie, gekozen categorieën, taal, privacybrowser-signalen en het servermoment. Het bewijs bevat geen IP-adres, user-agent, account-ID, Discord-ID of bezochte pagina en wordt maximaal 395 dagen bewaard. Een nieuwe beleidsversie vraagt opnieuw om een actieve keuze.

Met wie kunnen gegevens worden gedeeld?

• Discord en door jou bewust gekoppelde sociale platformen;
• betaalproviders voor betaling, terugbetaling en fraudepreventie;
• hosting-, opslag-, monitoring- en e-mailleveranciers die HubNova technisch mogelijk maken;
• OpenAI wanneer een bevoegde beheerder de optionele Community Copilot gebruikt;
• bevoegde medewerkers en beheerders op basis van rol en noodzaak;
• professionele adviseurs, toezichthouders of autoriteiten wanneer dit wettelijk vereist of noodzakelijk is;
• een rechtsopvolger bij herstructurering, uitsluitend met passende waarborgen.

We verkopen persoonsgegevens niet. Leveranciers krijgen alleen toegang voor hun afgesproken taak en moeten passende beveiliging en vertrouwelijkheid bieden.

Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige aanbieders, waaronder mondiale platform- en infrastructuurdiensten, kunnen gegevens buiten de EER verwerken. Waar de AVG dit vereist, baseren we doorgifte op een adequaatheidsbesluit, goedgekeurde standaardcontractbepalingen of een andere geldige waarborg. We beoordelen daarbij waar passend aanvullende technische en organisatorische maatregelen.

Hoe lang bewaren we gegevens?

We verwijderen of anonimiseren gegevens eerder wanneer het doel vervalt, tenzij een wettelijke plicht, beveiligingsreden of lopend geschil langere bewaring rechtvaardigt.

Hoe beschermen we gegevens?

HubNova gebruikt onder meer versleutelde verbindingen, server-side OAuth-tokens, AES-256-GCM voor daarvoor aangewezen lokaal opgeslagen geheimen en klantvelden, HttpOnly-sessies, CSRF-bescherming, rate limiting, security headers, centrale serverautorisatie, least-privilege botrechten, invoervalidatie, beperkte bestandsrechten en auditregistratie van gevoelige beheeracties.

Geen enkele methode is volledig risicoloos. Meld vermoedelijke kwetsbaarheden verantwoord via het support- of privacycontact en maak details niet openbaar voordat herstel mogelijk is.

Welke rechten heb je?

Afhankelijk van de situatie heb je recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar en intrekking van toestemming. Je kunt ook vragen om informatie over geautomatiseerde besluitvorming en een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Gebruik het Privacy Center of neem contact op. We kunnen om redelijke verificatie vragen en reageren normaal binnen één maand; bij complexe of omvangrijke verzoeken kan die termijn wettelijk worden verlengd. Betreft je verzoek gegevens binnen een specifieke Discord-server, dan kunnen we je doorverwijzen naar de beheerder die daar verantwoordelijk voor is.

Leeftijd, ouderlijke toestemming en gevoelige informatie

HubNova is niet toegankelijk voor personen jonger dan 13 jaar en past daarnaast de hogere minimumleeftijd van het woonland toe. Voor Nederland is de grens voor zelfstandig toestemming geven voor deze online gegevensverwerking 16 jaar. Een Nederlandse gebruiker jonger dan 16 kan Community-functies daarom alleen gebruiken nadat HubNova controleerbare toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger heeft ontvangen; zonder die toestemming wordt toegang niet geactiveerd.

Discord OAuth levert HubNova geen betrouwbare geboortedatum of zelfstandig bewijs van leeftijd. Daarom bewaren we uitsluitend de noodzakelijke leeftijds- of toestemmingsstatus en vragen we geen volledige geboortedatum tenzij een specifieke, proportionele verificatiestap dat aantoonbaar vereist. We vragen niet om bijzondere categorieën persoonsgegevens; gebruik vrije tekstvelden niet voor gezondheidsgegevens, politieke opvattingen, biometrie of andere gevoelige informatie.

Automatische acties en AI-functies

Modules kunnen regels automatisch uitvoeren, zoals een waarschuwing, roltoekenning, alert of welkomstbericht. De serverbeheerder bepaalt de configuratie en hoort menselijke controle te bieden bij ingrijpende gevolgen. HubNova neemt voor eigen doeleinden geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die voor jou rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen hebben, tenzij dit duidelijk wordt gemeld en wettelijk is toegestaan.

De optionele Community Copilot stuurt uitsluitend geaggregeerde servermetrics en eventueel door een beheerder zelf ingevoerde context naar OpenAI. HubNova stuurt daarvoor geen Discord-berichtinhoud, namen, leesbare leden-ID’s of kanaal-ID’s. API-responseopslag wordt met store: false uitgeschakeld; technische verwerking en beveiligingsbewaring bij de leverancier kunnen onder diens toepasselijke voorwaarden plaatsvinden. Output is altijd een concept en kan geen Discord-actie uitvoeren. Voer geen bijzondere of andere gevoelige persoonsgegevens in en controleer ieder resultaat.

Wat gebeurt er bij een datalek?

We onderzoeken beveiligingsincidenten, beperken gevolgen en documenteren relevante feiten. Waar wettelijk vereist melden we een datalek tijdig aan de toezichthouder en informeren we betrokkenen bij een hoog risico. Zakelijke klanten worden geïnformeerd wanneer een incident hun verwerkersgegevens raakt en actie van hen nodig is.

Wijzigingen in dit privacybeleid

We kunnen dit beleid aanpassen wanneer HubNova, leveranciers of wetgeving veranderen. De datum en versie bovenaan tonen de actuele publicatie. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we actieve gebruikers via het dashboard, e-mail of een andere passende melding. Eerdere rechten en wettelijke verplichtingen blijven gerespecteerd.

Vraag, verzoek of klacht?

Neem contact op via het Support Center of open een privacyticket. Je kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens . Relevante kaders zijn onder meer de Algemene verordening gegevensbescherming en de Uitvoeringswet AVG .

Voor commerciële ingebruikname hoort HubNova de feitelijke leveranciers, cookie-inventarisatie, verwerkersafspraken en bedrijfsgegevens periodiek juridisch te laten toetsen.

Welke partnergegevens gebruiken we en waarom?

Voor een partneraanvraag verwerken we het HubNova-account, type aanvrager, naam of geverifieerde handelsnaam, land, contactadres, opgegeven promotiekanalen, motivatie, leeftijdsbevestiging en de versies en tijdstippen van de afzonderlijke juridische bevestigingen. Bij een onderneming koppelen we de goedgekeurde bedrijfsverificatiestatus, bedrijfsnaam en KvK-nummer. Bewijsdocumenten blijven binnen het afzonderlijk beveiligde verificatiedossier en worden niet in de partneraanvraag gekopieerd.

Na toelating verwerken we partnercode, campagnes, toegestane bestemmingen, toeschrijving, betaalstatus, commissiegrondslag, correcties, geschillen- en uitbetalingsstatus en noodzakelijke auditgebeurtenissen. Dit doen we voor maatregelen vóór en uitvoering van de partnerovereenkomst, financiële en fiscale verplichtingen en ons gerechtvaardigd belang bij fraude-, spam- en misbruikpreventie en een controleerbare administratie.

Bevoegde medewerkers en noodzakelijke betaal-, administratie- en infrastructuurleveranciers kunnen gegevens ontvangen voor hun taak. We verkopen deze gegevens niet. Aanvraaggegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor beoordeling, bezwaar en rechtsvorderingen. Gegevens van toegelaten partners en financiële transacties blijven gedurende de samenwerking en daarna alleen zolang contractuele, fiscale of wettelijke bewaarplichten dat vereisen.

Het verplichte vakje bij de aanvraag bevestigt dat je deze informatie hebt gelezen; het is geen toestemming als AVG-grondslag. Waar een verwerking op toestemming berust, vragen we die afzonderlijk en kun je haar intrekken. Je kunt jouw privacyrechten uitoefenen via het Privacy Center of het privacycontact.

Welke Developer- en appgegevens verwerken we?

Voor een Developer-werkruimte verwerken we account, type aanvrager, naam of geverifieerde handelsnaam, land, contactadres, leeftijds- en bevoegdheidsbevestiging en de versies en tijdstippen van juridische en veiligheidsafspraken. Bij een onderneming koppelen we de goedgekeurde bedrijfsverificatiestatus, handelsnaam en KvK-nummer; onderliggende bewijsstukken blijven in het afzonderlijk beveiligde verificatiedossier.

Een appdossier bevat naam, beschrijving, website, support- en beveiligingscontact, privacy- en voorwaardenlinks, doelgroep, gegevenscategorieën, uitleg over gegevensgebruik, bewaartermijn, redirects, gevraagde scopes en antwoorden over AI, geautomatiseerde besluiten en minderjarigen. We verwerken dit voor precontractuele beoordeling en uitvoering van het Developerprogramma, beveiliging en misbruikpreventie, en om aan wettelijke verantwoordings- en beveiligingsplichten te voldoen.

Na goedkeuring verwerken we installaties, scope-toekenningen, technische API-verzoeken, beperkt gelogde resultaten, webhookstatus, credentialmetadata, wijzigingen, incidenten en beoordelingsbesluiten. Geheimen worden niet in leesbare aanvraag- of auditweergaven opgenomen. Bevoegde medewerkers en noodzakelijke infrastructuur- en beveiligingsleveranciers ontvangen alleen wat voor hun taak nodig is.

Afgewezen of ingetrokken dossiers worden niet langer bewaard dan nodig voor beoordeling, bezwaar, misbruikpreventie en rechtsvorderingen. Goedgekeurde dossiers en noodzakelijke auditgegevens blijven gedurende de Developer-relatie en daarna alleen zolang beveiligings-, contractuele of wettelijke belangen dat vereisen. De verplichte privacybevestiging is een kennisname, geen toestemming als AVG-grondslag. Je oefent jouw rechten uit via het Privacy Center of privacycontact.